Wszyscy płatnicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych są zobowiązani są sporządzenia oraz przekazania do placówki ZUS dokumentu, w którym zgłaszają płatnika składek, z tym że określone grupy osób dokonują zgłoszeń płatników składek razem ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych i/lub do ubezpieczenia zdrowotnego.
Zgłoszenie płatnika przez osoby fizyczne
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji, które rozpoczynają wykonywanie pozarolniczej działalności jednoosobowej lub w formie spółki cywilnej zgłaszają płatnika składek na formularzu EDG-1 . Zgłoszenie odbywa się w gminie, na podstawie wniosku o wpis do ewidencji. Zakład Ubezpieczeń Społecznych sporządza wówczas formularz ZUS ZFA dotyczące zgłoszenia bądź zmiany danych osoby fizycznej – płatnika składek.
Jeśli zachodzi taka potrzeba, może się okazać niezbędne wypełnienie części EDG-RB wniosku o wpis, zawierającej informacje o rachunkach bankowych i/lub część EDG-MW, która odnosi się do dodatkowych adresów prowadzenia działalności gospodarczej. Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie danych zawartych w/w formularzy, dostarczonych z organu ewidencyjnego, sporządza dokumenty ZUS ZBA, czyli informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek i/lub ZUS ZAA, dotyczący adresów prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.
Należy pamiętać, że w ciągu siedmiu dni od daty rozpoczęcia obowiązku ubezpieczeń, płatnicy mają obowiązek zgłosić w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych zarówno siebie, osoby zatrudnione jak również osoby współpracujące, do odpowiednich ubezpieczeń.
Wznawianie wykonywania działalności
W przypadku osoby wznawiającej wykonywanie pozarolniczej działalności jednoosobowo albo w formie spółki cywilnej, jest ona zgłaszana jako płatnik składek przez ZUS na podstawie informacji o dacie wznowienia działalności przekazywanej z organu ewidencyjnego, pod warunkiem, że dana osoba została wyrejestrowana jako płatnik składek.
Wniosek o wpis dotyczący wznowienia działalności, składa się również na formularzu EDG-1 i standardowo należy go przedłożyć w gminie, czyli organie ewidencyjnym.
Na podstawie udzielonych informacji odnośnie wznowienia działalności przekazywanej przez organy ewidencyjne, Zakład Ubezpieczeń Społecznych sporządza dokument ZUS ZFA o zgłoszeniu/zmianie danych płatnika składek, jeśli w związku z zawieszeniem działalności nastąpiło wspomiane wyrejestrowanie. Sporządzony zostaje również dokument ZUS ZUA lub odpowiednio ZUS ZZA identycznie jak w przypadku zgłoszenia do ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność, zgodnie ze schematem podlegania ubezpieczeniu, który był wskazany w ostatnim zgłoszeniu przed zawieszeniem działalności.
Oczywiście w sytuacji gdy w okresie, w którym działalność była zawieszona wystąpiły zmiany związane ze zmianą tytułu ubezpieczenia lub schematem podlegania ubezpieczeniom, płatnik jest zobowiązany do złożenia dokumentów ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w odrębnym piśmie powiadomi płatnika o sporządzonych dokumentach zgłoszeniowych – w związku ze wznowieniem przez niego wykonywania działalności gospodarczej. Naturalnie w ciągu siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, należy zgłosić w ZUS osoby zatrudnione i osoby współpracujące do odpowiednich ubezpieczeń.
Osoby fizyczne nie prowadzące pozarolniczej działalności, będące płatnikami składek za inne osoby, zobowiązane są zgłosić płatnika składek (w trybie zgłoszenia) na formularzu ZUS ZFA. Niniejszy formularz składany jest w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru w jednostce organizacyjnej ZUS albo w formie wydruku w terenowej jednostce ZUS właściwej ze względu na adres zamieszkania płatnika składek. W zależności od sytuacji płatnika, może zajść konieczność złożenia dokumentu informującego o numerach rachunków bankowych ZUS ZBA. Standardowo w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń płatnicy muszą zgłosić w ZUS osoby zatrudnione do odpowiednich ubezpieczeń.
Artyści, kierownicy placówek i wolne zawody
Artyści oraz osoby prowadzące działalność w zakresie wolnego zawodu, jak również osoby prowadzące niepubliczne placówki na podstawie przepisów o systemie oświaty podlegający ubezpieczeniom na zasadach osób prowadzących pozarolniczą działalność dokonują zgłoszenia płatnika składek na formularzu: ZUS ZFA. Formularz ZUS ZFA należy złożyć w formie papierowej lub w formie wydruku w adekwatnej jednostce terenowej ZUS.
W razie potrzeby (tj. w zależności od sytuacji danego płatnika) należy złożyć dokumenty informujące o numerach rachunków bankowych i/lub adresach prowadzenia działalności: ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek i/lub ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.
Identycznie jak w pozostałych przypadkach, płatnicy mają obowiązek w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń zgłosić w ZUS siebie i osoby zatrudnione do odpowiednich ubezpieczeń.
Spółki komandytowe, jawne, partnerskie i z.o.o
Spółki komandytowe, jawne, partnerskie i jednoosobowe spółki z o.o. będące płatnikiem składek za osoby ubezpieczone zgłaszające lub wznawiające działalność spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym składają formularz ZUS ZPA. Jest on dostępny w Sądach rejestrowych za pośrednictwem których może zostać przekazany do terenowej jednostki ZUS właściwej ze względu na adres siedziby płatnika składek.
W razie potrzeby należy złożyć dokumenty informujące o numerach rachunków bankowych i/lub adresach prowadzenia działalności, które także są dostępne w sądach rejestrowych: ZUS ZBA i/lub ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.
W ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, obowiązkowo trzeba zgłosić w ZUS osoby zatrudnione do odpowiednich ubezpieczeń.
Wspólnicy spółek
Wspólnicy spółek komandytowych, jawnych, partnerskich i jednoosobowych spółek z o. o., którzy związku ze zgłoszeniem lub wznowieniem działalności spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym zobowiązani są do pełnienia funkcji płatnika składek na własne ubezpieczenia i tym samym do złożenia dokumentu ZUS ZFA. Formularz jest również dostępny do wypełnienia w Sądach rejestrowych, które przekazują go do terenowej jednostki ZUS właściwej ze względu na adres siedziby płatnika składek.
Jeśli sytuacja tego wymaga, trzeba złożyć też dokumenty informujące o numerach rachunków bankowych i/lub adresach prowadzenia działalności także dostępne w sądach rejestrowych ZUS ZBA i/lub ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.
Ponadto płatnicy Ci mają obowiązek w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń zgłosić w ZUS siebie do odpowiednich ubezpieczeń.
Ubezpieczenie społeczne i zdrowotne
Osoby dokonujące zgłoszenie płatnika składek łącznie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych i/lub do ubezpieczenia zdrowotnego, którzy sami opłacają składki na własne ubezpieczenie, dokonują zgłoszenia płatnika składek (w trybie zgłoszenia) na formularzu
ZUS ZUA – w przypadku zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko do ubezpieczeń społecznych lub ZUS ZZA – w przypadku zgłoszenia osoby tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.
Formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA należy przekazać do ZUS poprzez przekaz elektroniczny w formie dokumentu elektronicznego albo w formie papierowej bezpośrednio w terenowej jednostce ZUS lub za pomocą poczty.
W razie potrzeby (tj. w zależności od sytuacji danego płatnika) należy złożyć dokument: i/lub dokument informujący o numerach rachunków bankowych
ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek,
Natomiast osoby przejmujące funkcję płatnika na podstawie art. 109 rozporządzenia 574/72 zobowiązane są do złożenia także dokumentu ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek, w którym wskażą adres pracodawcy zagranicznego.
