Ważne dokumenty, zdjęcia, muzyka – dzisiaj większość danych przechowywana jest na wirtualnych dyskach lub, mówiąc inaczej, w chmurze. Powodów dla tego jest kilka. Po pierwsze, mamy wówczas dostęp on-line do zasobów, co oznacza, że nie musimy nosić ze sobą notebooka czy dysku twardego, aby mieć potrzebne informacje pod ręką. Wystarczy dostęp do Internetu i jakiekolwiek urządzenie, na którym będziemy mogli z niego korzystać. Po drugie, dane przechowywane w wirtualnych miejscach są bezpieczniejsze. Nawet, gdy zniszczymy lub zepsuje się dysk twardy naszego komputera, dane te nie ulegną unicestwieniu. Po trzecie, wirtualne dokumenty, zdjęcia czy muzykę można udostępniać innym osoby, a także, jeśli tego chcemy, możemy im dać uprawnienia do modyfikowania treści. W ten sposób współpraca przebiega znacznie sprawniej i szybciej.
Jednymi z najważniejszych dokumentów w przedsiębiorstwach, które wymagają szczególnej ochrony, są faktury VAT, a razem z nimi: paragony, rachunki, faktury VAT marża, faktury proforma, dokumenty sprzedaży wewnątrzwspólnotowej, faktury eksportowe oraz faktury zaliczkowe. Na polskim rynku istnieje już serwis – Firmino – który oferuje m.in. tworzenie, zarządzanie i przechowywanie wszystkich tych dokumentów on-line. Dostęp do serwisu jest bezpłatny, jedynie korzystanie z serwisu w wersji STANDARD, po upływie 2 darmowych miesięcy, jest płatne.
Poza tym, że serwis działa w chmurze, czyli zapewnia bezpieczeństwo przechowywania danych i szybki do nich dostęp, umożliwia także wystawianie faktury cyklicznych. Po ustawieniu niezbędnych danych takich, jak adres mailowy kontrahenta i dokument źródłowy, na podstawie którego mają być wystawiane faktury, program będzie je automatycznie generował i wysyłał. Faktury można eksportować do formatu PDF lub wysyłać na adres e-mail klienta. Ponadto mogą one być spersonalizowane dzięki dodaniu np. logo przedsiębiorcy. Ma to znaczenie jeśli chodzi kwestie wizerunku firmy. Udogodnieniem jest powiązanie serwisu z PayU, w rezultacie czego można opłacać faktury za pośrednictwem tego systemu.
Każdy przedsiębiorca powinien pamiętać, że prowadząc własne przedsiębiorstwo, warto podążać za duchem czasu po to, aby usprawniać i optymalizować pracę firmy. Takim działaniem będzie na pewno korzystanie z faktur on-line, zwłaszcza, że jest to usługa dostępna na wyciągnięcie ręki.
