Artykuł sponsorowany
Dokumenty papierowe, skany faktur, umowy, formularze czy zamówienia nadal pojawiają się w wielu przedsiębiorstwach, nawet jeśli większość procesów została już przeniesiona do systemów cyfrowych. Samo zeskanowanie dokumentu nie rozwiązuje jednak problemu. Plik PDF będący wyłącznie obrazem nadal wymaga ręcznego odczytania danych, jeśli firma chce wykorzystać zawarte w nim informacje w systemie księgowym lub obiegu dokumentów.
Tutaj zastosowanie znajduje technologia OCR. Pozwala przekształcić tekst znajdujący się na obrazie lub zeskanowanym dokumencie w dane możliwe do odczytania i dalszego przetwarzania przez komputer. W praktyce może to oznaczać automatyczne odczytanie numeru faktury, daty wystawienia, danych kontrahenta czy wartości dokumentu. Dzięki temu system OCR jest jednym z elementów, które mogą znacząco usprawnić cyfryzację procesów administracyjnych i księgowych.
Co to jest OCR i na czym polega jego działanie?
OCR to skrót od angielskiego „Optical Character Recognition”, czyli optycznego rozpoznawania znaków. Technologia pozwala analizować obraz zawierający tekst i przekształcać go do postaci cyfrowej, którą można wyszukiwać, kopiować lub dalej przetwarzać.
Mechanizm może zostać wykorzystany między innymi do rozpoznawania zeskanowanych dokumentów, faktur, formularzy czy innych materiałów zawierających tekst. Materiały edukacyjne administracji publicznej definiują OCR jako oprogramowanie rozpoznające zeskanowany tekst drukowany, pismo ręczne lub dokumenty PDF.
Warto jednak pamiętać, że OCR nie jest technologią bezbłędną. Jakość rozpoznawania zależy między innymi od jakości obrazu, czytelności tekstu, kroju pisma oraz układu dokumentu. Oficjalne materiały dotyczące digitalizacji wskazują, że w przypadku wyraźnych wydruków wyniki mogą być bardzo dobre, natomiast jakość rozpoznawania szybko spada przy niewyraźnych materiałach.
Dlaczego OCR jest ważny dla przedsiębiorstw?
Największą wartością OCR nie jest samo „przeczytanie” dokumentu. Znacznie ważniejsze jest umożliwienie wykorzystania informacji znajdujących się na dokumencie w kolejnych procesach.
Przykładowo firma otrzymuje fakturę kosztową w postaci skanu. Bez OCR pracownik musi otworzyć dokument i ręcznie przepisać dane do programu księgowego. Przy kilkunastu fakturach może nie być to dużym problemem. Przy kilkuset lub kilku tysiącach dokumentów miesięcznie ręczne przepisywanie staje się jednak czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek.
Po zastosowaniu OCR system może rozpoznać określone informacje i przekazać je dalej. W przypadku rozbudowanego systemu obiegu dokumentów dane mogą następnie zostać wykorzystane do automatycznego skierowania faktury do odpowiedniej osoby, akceptacji kosztu czy przekazania dokumentu do księgowania.
Jak wykorzystać OCR w obiegu faktur?
Czy OCR może automatycznie odczytywać dane z faktur?
Tak. Jest to jedno z najbardziej praktycznych zastosowań tej technologii w biznesie.
W zależności od rozwiązania system może identyfikować między innymi:
- numer faktury,
- datę wystawienia,
- datę sprzedaży,
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy,
- numer NIP,
- kwoty netto i brutto,
- stawkę VAT,
- termin płatności,
- numer rachunku bankowego,
- pozycje znajdujące się na dokumencie.
Samo rozpoznanie danych to jednak dopiero pierwszy etap. Największą korzyść daje połączenie OCR z elektronicznym obiegiem dokumentów i systemem księgowym.
Takie rozwiązania pozwalają ograniczyć ręczne wprowadzanie informacji oraz automatyzować kolejne czynności. SaldeoSMART wykorzystuje OCR między innymi do odczytywania danych z faktur i dokumentów, które następnie mogą być wykorzystywane w dalszym procesie obiegu.
Czy OCR działa tylko na fakturach?
Nie. Zakres zastosowań jest znacznie szerszy.
Technologia może być wykorzystywana wszędzie tam, gdzie przedsiębiorstwo regularnie otrzymuje dokumenty zawierające informacje, które trzeba później przepisać, wyszukać lub zarejestrować.
Jakie dokumenty można przetwarzać?
W zależności od zastosowanego rozwiązania OCR może obsługiwać między innymi:
- faktury zakupowe,
- rachunki,
- paragony,
- umowy,
- zamówienia,
- formularze,
- dokumenty magazynowe,
- protokoły,
- korespondencję,
- dokumenty kadrowe,
- zeskanowane archiwum.
Administracja publiczna również wykorzystuje OCR do cyfryzacji dokumentacji. W ramach systemu EZD RP technologia służy między innymi do automatycznego przetwarzania dokumentów i wprowadzania ich do elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją.
Jak OCR wpływa na pracę księgowości?
W księgowości dużą część pracy mogą stanowić powtarzalne czynności związane z obsługą dokumentów. Wprowadzenie danych z faktury, przypisanie jej do odpowiedniej kategorii, przekazanie do akceptacji czy wyszukiwanie konkretnego dokumentu to zadania, które można częściowo automatyzować.
OCR pozwala ograniczyć ręczne przepisywanie danych. Pracownik nie musi więc za każdym razem przepisywać informacji widocznych na fakturze.
Nie oznacza to jednak, że OCR powinien zastępować kontrolę człowieka. Rozpoznane dane powinny być weryfikowane, szczególnie w przypadku dokumentów o niskiej jakości lub nietypowym układzie.
Jakie są najważniejsze korzyści z wykorzystania OCR?
Korzyści zależą od skali działalności i sposobu wdrożenia, ale najczęściej dotyczą czasu, dokładności oraz organizacji pracy.
| Obszar | Praca bez OCR | Proces z OCR |
| Wprowadzanie danych | Ręczne przepisywanie | Automatyczne rozpoznawanie |
| Obsługa faktur | Dużo czynności manualnych | Możliwość automatyzacji |
| Ryzyko błędów | Wyższe przy dużej liczbie dokumentów | Mniejsze przy poprawnym rozpoznaniu i kontroli |
| Wyszukiwanie | Przeglądanie dokumentów | Wyszukiwanie rozpoznanego tekstu |
| Archiwizacja | Papier lub nieprzeszukiwalne skany | Dokumenty z warstwą tekstową |
| Obieg dokumentów | Ręczne przekazywanie | Możliwość automatycznego kierowania |
| Skalowanie procesu | Wymaga zwiększania nakładu pracy | Większa możliwość automatyzacji |
Technologia może więc szczególnie dobrze sprawdzić się w przedsiębiorstwach, w których liczba dokumentów rośnie szybciej niż możliwości zespołu odpowiedzialnego za ich obsługę.
Czy OCR pozwala przeszukiwać zeskanowane dokumenty?
Tak. Jedną z podstawowych zalet rozpoznawania tekstu jest możliwość przekształcenia dokumentu będącego obrazem w dokument, którego zawartość można wyszukiwać.
Ma to duże znaczenie przy archiwizacji. Zwykły skan faktury może wyglądać jak normalny dokument PDF, ale komputer nie musi „wiedzieć”, jakie słowa znajdują się na obrazie. Po zastosowaniu OCR tekst może zostać rozpoznany i stać się możliwy do przeszukiwania.
Materiały rządowe dotyczące dostępności dokumentów PDF wskazują, że zeskanowane dokumenty będące wyłącznie obrazami nie pozwalają na wyszukiwanie ani zaznaczanie tekstu. W takich przypadkach zastosowanie OCR umożliwia przekształcenie obrazu w tekst, który można wyszukiwać.
Czy OCR może automatycznie kierować dokumenty do odpowiednich osób?
Sam OCR odpowiada przede wszystkim za rozpoznanie informacji. Automatyczne kierowanie dokumentów wymaga połączenia technologii OCR z systemem elektronicznego obiegu dokumentów.
Przykładowo po rozpoznaniu danych z faktury system może ustalić kontrahenta, kategorię kosztu lub dział odpowiedzialny za zakup. Następnie dokument może zostać skierowany do właściwej osoby w celu akceptacji.
W większej firmie może to wyglądać następująco:
faktura → OCR → rozpoznanie danych → weryfikacja → akceptacja managera → księgowość → archiwum
Dzięki temu pracownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, komu przekazać konkretny dokument.
Jak połączyć OCR z elektronicznym obiegiem dokumentów?
Największy efekt daje traktowanie OCR jako jednego z elementów większego procesu. Samo rozpoznanie danych nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z obsługą dokumentów.
Przykładowy proces może składać się z kilku etapów:
- dokument trafia do systemu,
- OCR rozpoznaje zawarte w nim dane,
- system sprawdza podstawowe informacje,
- dokument otrzymuje odpowiednią kategorię,
- faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za akceptację,
- zaakceptowany dokument jest przekazywany do księgowości,
- dokument zostaje zarchiwizowany.
Takie podejście pozwala połączyć digitalizację dokumentów z automatyzacją procesów biznesowych.
Czy OCR jest potrzebny przy KSeF?
Nie każda faktura będzie wymagała OCR. To ważne szczególnie w kontekście KSeF, ponieważ faktura ustrukturyzowana jest przekazywana w określonej strukturze danych, a nie jako zwykły obraz dokumentu.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktura ustrukturyzowana ma określony format XML i jest wystawiana oraz odbierana przy użyciu KSeF.
Oznacza to, że w przypadku danych pochodzących bezpośrednio z KSeF system może pracować na danych strukturalnych bez konieczności ich optycznego rozpoznawania.
OCR nadal pozostaje jednak przydatny w przypadku dokumentów, które nie trafiają do firmy jako dane strukturalne. Mogą to być na przykład dokumenty zagraniczne, skany, załączniki czy inne dokumenty kosztowe.
Jak wdrożyć OCR w firmie?
Od czego zacząć?
Najlepiej nie zaczynać od zakupu narzędzia, ale od analizy procesu. W pierwszej kolejności warto sprawdzić, jakie dokumenty firma otrzymuje, w jakich formatach, ile ich jest oraz ile czasu zajmuje ich ręczne przetwarzanie.
Następnie można wybrać proces, w którym automatyzacja przyniesie największą korzyść. Dla wielu przedsiębiorstw naturalnym punktem wyjścia będą faktury zakupowe.
Warto również sprawdzić:
- jakie formaty dokumentów obsługuje system,
- jak radzi sobie z dokumentami niskiej jakości,
- jakie dane potrafi rozpoznawać,
- czy umożliwia weryfikację rozpoznanych informacji,
- czy integruje się z programem księgowym,
- czy pozwala budować elektroniczne ścieżki akceptacji,
- jak zarządza uprawnieniami użytkowników,
- jak przechowywane są dokumenty.
Czy OCR jest bezbłędny?
Nie. To jedna z najważniejszych kwestii, o których trzeba pamiętać przy planowaniu automatyzacji.
Jakość rozpoznawania zależy między innymi od jakości skanu, rozdzielczości, kontrastu, rodzaju czcionki, układu dokumentu i czytelności tekstu. Materiały dotyczące digitalizacji wskazują, że wyniki dla wyraźnych wydruków mogą być bardzo wysokie, ale przy gorszej jakości materiału skuteczność rozpoznawania spada.
Dlatego dobry proces powinien przewidywać możliwość weryfikacji danych. Automatyzacja nie powinna oznaczać bezwarunkowego przyjmowania każdej wartości odczytanej przez system.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy wdrażaniu OCR?
Jednym z najczęstszych problemów jest traktowanie OCR jako kompletnego rozwiązania do zarządzania dokumentami. Tymczasem technologia odpowiada przede wszystkim za rozpoznawanie informacji.
Drugim błędem jest pomijanie jakości dokumentów wejściowych. Jeżeli firma otrzymuje niewyraźne zdjęcia faktur, nawet dobre oprogramowanie może mieć problem z ich poprawnym odczytaniem.
Warto również zadbać o proces kontroli. Automatycznie rozpoznane dane powinny być sprawdzane tam, gdzie potencjalny błąd może mieć konsekwencje finansowe lub podatkowe.
Trzeci problem to brak integracji. OCR daje znacznie większą wartość, gdy rozpoznane dane mogą zostać wykorzystane w księgowości, elektronicznym obiegu dokumentów lub systemie ERP.
Jak wygląda praktyczne zastosowanie OCR w firmie?
Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo otrzymujące kilkaset faktur miesięcznie. Dokumenty przychodzą częściowo elektronicznie, a część nadal jest skanowana przez pracowników.
Bez automatyzacji księgowy otwiera każdy dokument, odczytuje dane i wpisuje je do programu. Następnie faktura jest wysyłana do osoby odpowiedzialnej za akceptację kosztu.
Po wdrożeniu OCR proces może zostać skrócony. Dokument jest wprowadzany do systemu, dane są automatycznie rozpoznawane, a faktura trafia do właściwej ścieżki akceptacji. Po zatwierdzeniu może zostać przekazana do księgowości.
W przypadku dużej liczby dokumentów różnica nie wynika z oszczędności kilku sekund na jednej fakturze. Znaczenie ma powtarzalność procesu. Setki lub tysiące dokumentów miesięcznie oznaczają setki lub tysiące operacji, które można częściowo zautomatyzować.
Czy warto wdrożyć OCR w każdej firmie?
Nie zawsze. Jeżeli przedsiębiorstwo otrzymuje kilka dokumentów miesięcznie, koszt wdrożenia rozbudowanego systemu może nie być uzasadniony.
Inaczej wygląda sytuacja w firmie, która codziennie przetwarza dziesiątki lub setki faktur, umów i innych dokumentów. W takim przypadku ręczne wprowadzanie danych może stać się istotnym obciążeniem dla pracowników.
Warto więc spojrzeć na OCR przez pryzmat konkretnego procesu. Im większa liczba powtarzalnych dokumentów i czynności, tym większy potencjał automatyzacji.
Jak wykorzystać OCR jako element cyfryzacji firmy?
OCR najlepiej traktować jako jeden z elementów szerszej strategii cyfryzacji. Samo zeskanowanie dokumentów nie wystarczy. Największą wartość daje połączenie rozpoznawania danych z elektronicznym obiegiem, archiwizacją oraz systemami księgowymi i ERP.
W praktyce może to oznaczać przejście od procesu:
papier → skan → ręczne przepisywanie → e-mail → akceptacja → księgowanie
do modelu:
dokument → OCR → automatyczna klasyfikacja → akceptacja → księgowanie → cyfrowe archiwum
SaldeoSMART wykorzystuje OCR jako element automatyzacji pracy z fakturami i dokumentami, łącząc rozpoznawanie informacji z dalszym przetwarzaniem dokumentów.
Podsumowanie
Co to jest OCR i jak wykorzystać go w firmie zależy przede wszystkim od rodzaju dokumentów oraz skali procesów. Sama technologia służy do rozpoznawania tekstu znajdującego się na obrazach i przekształcania go w dane cyfrowe. W przedsiębiorstwie może jednak stać się częścią znacznie większego procesu, obejmującego elektroniczny obieg dokumentów, akceptację, księgowanie i archiwizację.
Największy potencjał pojawia się tam, gdzie pracownicy regularnie przepisują informacje z faktur i innych dokumentów. Automatyzacja takich czynności może ograniczyć liczbę operacji wykonywanych ręcznie, przyspieszyć obsługę dokumentów i ułatwić ich późniejsze wyszukiwanie.
Wdrożenie warto rozpocząć od analizy rzeczywistego procesu i wybrania obszaru, w którym ręczna praca generuje największe koszty. OCR nie powinien być traktowany jako rozwiązanie eliminujące potrzebę kontroli. Najlepiej sprawdza się jako element dobrze zaprojektowanego procesu, w którym automatyczne rozpoznawanie danych wspiera pracowników, a człowiek pozostaje odpowiedzialny za weryfikację informacji wymagających oceny.
Źródła:
