Przedsiębiorcy nieustannie poszukują sposobu, aby redukować ponoszone koszty, a przy tym dążyć do wzrostu efektywności swojej działalności gospodarczej. Zwłaszcza gdy pod uwagę weźmiemy rosnące koszty pracy. Wskazują na to dane Eurostatu – w okresie od I kw. 2014 roku do II kw. 2024 roku koszty te zwiększyły się o 112,6%. Zdaniem ekspertów blokuje to rozwój przedsiębiorstw. Warto poznać sposoby na redukcję kosztów i zwiększenie wydajności pracy.
Analiza dla optymalizacji i redukcji kosztów
W celu uzyskania oszczędności firmowych warto dokładnie przeanalizować, jakie wydatki ponosi przedsiębiorstwo w toku działalności. Należy wziąć pod uwagę wydatki stałe i zmienne. Następnie warto zidentyfikować obszary, w których możliwa byłaby redukcja kosztów.
W tym miejscu warto zwrócić uwagę na jeden z obszarów działania firmy, który najczęściej jest pomijany, gdy mowa o poszukiwaniu oszczędności. Jest to zarządzanie dokumentacją firmową. Zanim jednak poruszymy kwestię oszczędności w tym obszarze, warto zwrócić uwagę na związane z nim koszty. Istotnie bowiem koszt przechowywania, zabezpieczania, archiwizowania, niszczenia, a także utylizacji dokumentacji, może być naprawdę duży. Więcej informacji na temat tego, jakie dokumenty można niszczyć, znajdziesz na stronie https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jakie-dokumenty-firmowe-mozna-niszczyc/.
Należy także pamiętać, że w skład kosztów zarządzania dokumentacją wchodzi także konieczność zapewnienia odpowiedniej przestrzeni, przeszkolenia pracowników (a nawet zatrudnienia dodatkowych osób).
Do kosztów należy doliczyć także te, które powstaną w wyniku nieprawidłowości wykazanych podczas kontroli. Za naruszenie przepisów RODO grożą grzywny nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu firmy, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.
Dobra wiadomość jest jednak taka, że nie trzeba prowadzić archiwum na własną rękę. Wszelkie działania z tym związane można przekazać zewnętrznej firmie wyspecjalizowanej w przechowywaniu dokumentacji, jej segregacji i indeksowaniu oraz w niszczeniu po upływie założonego okresu. Jedną z często wybieranych przez przedsiębiorców firm jest Rhenus Office Systems Poland.
Przekazanie archiwizacji dokumentów w ręce profesjonalnego firmy zewnętrznej to oszczędność nawet na poziomie 30%. Wszystko dlatego, że ponoszenie kosztów samodzielnie byłoby dla Twojej firmy znacznie wyższe. Warto więc rozważyć opcję zewnętrznej archiwizacji, o której więcej przeczytasz na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Dodatkowo można zlecić także digitalizację dokumentów, czy ich niszczenie.
Odpowiednie zarządzanie dokumentacją formową to zdecydowanie krok ku redukcji kosztów.
Jak doprowadzić do wzrostu efektywności działania?
Same oszczędności firmowe nie doprowadzą jednak do wzrostu efektywności. Można to osiągnąć przez automatyzację procesów – produkcyjnych, biurowych czy magazynowych. Pozwoli ona na minimalizację błędu ludzkiego, oszczędza czas i pieniądze.
Wdrożenie systemów zarządzania produkcją, technologii sztucznej inteligencji, która jest obecna już w większości branż działalności, również może sprzyjać wzrostowi efektywności firmy. Rheus Office Systems Poland wskazuje na swojej stronie https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jak-zaoszczedzic-czas-pracownikow/ sposoby na to, jak zaoszczędzić czas pracowników w firmie. To między innymi:
- automatyzacja pracy biurowej,
- outsourcing powtarzalnych, rutynowych czynności, jak archiwizacja dokumentów, przechowywanie, brakowanie i ich utylizacja.
Łączenie automatyzacji, outsourcingu i oszczędności pomaga firmie rozwijać się na wielu płaszczyznach. Skontaktuj się z Rheus Office Systems Poland i dowiedz się, jak mogą wesprzeć w tym Twoją firmę.
